Zukunftsschutzgebiet
Stadtraum

Public-Civil-Rollentausch

Ein Rollentausch, in dem sich Akteur:innen aus Verwaltung und Zivilgesellschaft bei Hospitations- und Reflektionsrunden intensiv beschnuppern können - ein erster Stein für die Brücke der koproduktiven Stadtentwicklung.

Foto: Ralf Menzel

Foto: Ralf Menzel




> Ziel: Wer von uns Stadtmacher:innen hat dieses Gefühl nicht: die Verwaltung verwaltet an der Zivilgesellschaft vorbei, ständig wird man von A nach B geschickt und fühlt sich nicht ernst genommen. Andersherum scheint es den Eindruck zu geben, die Zivilgesellschaft hätte keine Lust auf Bürokratie und Verbindlichkeiten. Aber keiner weiß, was der/die Andere wirklich tut - oder doch? Im Format des 2-tägigen Public-Civil-Rollentausches wird das herausgefunden: einerseits durch einen Hospitations-Part in den jeweiligen Arbeitsplätzen, um die Arbeitskultur der anderen Seite kennenzulernen; andererseits durch Raum für Austausch, um über die Erfahrungen der Hospitation zu sprechen in Kombination mit einem Input und Diskussion zur kollektiven Führung. Die Methodik der kollektiven Führung ist dabei essentiell, um eine Grundlage für eine neue Kultur der Zusammenarbeit im Bereich der Stadtentwicklung zu schaffen.

>> ! Der Rollentausch ist gut fürs Kennenlernen und einen ersten Austausch, nicht um ein konkretes Problem in Angriff zu nehmen. Lösungsorientierte Treffen sind dem Rollentausch wenn dann nachgelagert.


> Warum?

  • für einen Beziehungs- und Vertrauensaufbau zwischen Akteur:innen aus Verwaltung & Zivilgesellschaft, um so einen Kulturwandel der Zusammenarbeit zwischen diesen Akteur:innen anzugehen
  • um den Ansatz der kollektiven Führung für die gemeinwohlorientierte Stadtentwicklung zu setzen
  • um den Arbeitsalltag und -realität des/der Anderen wirklich mal kennenzulernen


> Speaker:innen / Teilnehmende

  • Moderationsteam, das sich mit kollektiver Führung auskennt (z.B. Leadership³)
  • zivilgesellschaftliche Akteur:innen aus dem Bereich der Stadtentwicklung
  • Verwaltungsangestellte, insbesondere aus dem Bereich Stadtplanung, aber auch aus Kultur und Umwelt: Ämter, die das Stadtbild direkt mit prägen

>> ! Insgesamt max. 10 Teilnehmende


> Wo, Wann, Wie lang? … ist auf zwei Tage verteilt. Am ersten Tag treffen sich zuerst alle gemeinsam. Der Ort sollte verkehrstechnisch gut gelegen sein, denn nach der ersten Runde geht es von dort aus zu den jeweiligen Arbeitsplätzen. Sinnvoll ist hier, im städtischen Verwaltungsgebäude zu beginnen. Am zweiten Tag braucht ihr einen Ort, wo alle Akteur:innen sich wohlfühlen und eine Atmosphäre des Austauschs entstehen kann - ein Seminarraum reicht völlig. Zeitlich ist ein Balanceakt zwischen den Arbeitszeiten der Verwaltungsangestellten und den Möglichkeitsfenstern der zivilgesellschaftlichen Akteur:innen zu vollführen. Hier lohnt sich eine frühe Ankündigung der Termine! Tag 1 geht ca. 2 - 3h, Tag 2 ca. 4 Stunden.


> Zeitpunkt: Der Rollentausch kann an sich immer stattfinden. Er kann z.B. eingebettet sein in besondere Veranstaltungsformate oder Weiterbildungen für die Verwaltungsangestellten, um deren Anwesenheit besser zu ermöglichen. Und sonst immer, wenn man richtig Bock hat, die Kommunikation zwischen Verwaltung & Zivilgesellschaft mal tiefer anzugehen.


> Vorbereitung & Durchführung:

// 3 Monate vorher:

  • gründet ein Orga Team aus zwei Personen
  • nehmt Kontakt auf zu jeweils 5 zivilgesellschaftliche Akteur:innen (Stadtmacher:innen) sowie 5 Verwaltungsangestellten aus dem Bereich Stadtplanung (Hoch-und Tiefbau, Bauamt, Strategie, unterschiedliche Stadtgebiete, Verkehrsplanung etc.) oder Kultur und Umwelt. 

>> ! Vielleicht kennt ihr schon jemanden, der eure Anfrage innerhalb der Verwaltung gut streuen kann. Ansonsten geht direkt über die  Abteilungsleiter:innen. Die können gut den “Selbstversuch” innerhalb ihrer Abteilung und zu den Sachbearbeiter:innen kommunizieren.

  • Bei der Kontaktaufnahme: erläutert Inhalt, Ablauf und Ziel des Public-Civil-Rollentausches! Niemand sollte hier ins kalte Wasser gestoßen werden - erklärt klar, dass es um ein gegenseitiges Besuchen der Arbeitsstätten geht und dass sehr viele Fragen gestellt werden. Fragt dabei auch, wann ein guter Zeitpunkt für eine solche Veranstaltung wäre.
  • Sucht ein geeignetes Moderationsteam: d.h. jemand, der das Thema kollektive Führung (Kultur vs. Struktur) rüberbringen kann und sich darauf versteht, verschiedene Arbeits- /Lebenswelten zusammenzubringen.
  • Checkt jeweiles einen Raum für den ersten und zweiten Tag. 

// 2 Monate vorher:

  • macht ein Briefing mit dem Moderationsteam: überlegt euch Fragen für die Hospitation; einigt euch auf ein gutes Vorgehen für die gemeinsame Reflektion der Hospitation, auch im Hinblick auf die Ermöglichung einer kollektiv geführten gemeinwohlorientierte Stadtentwicklung. Es soll beim Austausch-Part wirklich an die Wurzel der Thematik gegangen werden!
  • Setzt einen Termin auf Basis der ersten Rückmeldungen fest
  • Kommuniziert den Termin an weitere potenzielle Teilnehmende, bis ihr 5 Stadtmacher:innen & 5 Verwaltungsangestellte safe habt.

>> ! Bei der Verwaltung dauert alles etwas länger ;) Dran bleiben für die Rückmeldungen!

// 1 Monat vorher:

  • Überlegt euch ein gutes Mix’n’Match: wer aus der Zivilgesellschaft soll sich mit wem aus der Verwaltung gegenseitig die Arbeitskultur und Wirkstätte vorstellen? Seid dabei sensibel genug, um Vorbehalte und Ängste nicht eskalieren zu lassen. 
  • Schreibt einen ausführlichen Tagesablauf an alle: Datum / Uhrzeiten / Treffpunkte für beide Tage!

// 1 - 2 Wochen vorher:

  • Reminder an alle!!!
  • checkt ggfs. eine Unterkunft für euer Moderationsteam
  • Beamer und Moderationsmaterial (Stifte, Flipchart, Post-its etc) organisieren

// Ablauf von Tag 1:

  • Seid 15 min. eher am Treffpunkt und macht euch erkenntlich - die meisten kennen weder euch, noch die anderen Teilnehmenden
  • In diesem 1. Kennenlernen (15 - 20 Min.) solltet ihr: euch und das Moderationsteam vorstellen, Ziele und den Ablauf des Workshops knapp darstellen, die Hospitationspaare sich persönlich vorstellen lassen und allen Fragen für die im Anschluss folgende Hospitation mitgeben, z.B. Was war für dich völlig neu? Was hast du wahrgenommen? Wie hat sich die Wirkstätte des anderen für dich angefühlt? Welche Herausforderungen des anderen hast du entdeckt? Gibt es Gemeinsamkeiten zwischen den Arbeitswelten?

>> ! Macht darauf aufmerksam, dass sämtliche Fragen erlaubt sind, aber dass eine Bewertung der Arbeitskultur des anderen nicht Ziel des Workshops ist.

  • Nach der Kennenlern-Runde geht es zur Hospitation. Schaut, dass sich die Hospitations-Paare alle gefunden haben und gut riechen können. Gebt mit, dass man euch bei Fragen / Problemen telefonisch erreichen kann unter der Nr. ____. Erinnert an Treffpunkt und -zeit für Tag 2.

>> ! Es ist sinnvoll den ersten Teil der Hospitation in der Verwaltung zu starten, wenn ihr bereits im Verwaltungsgebäude die Kennenlern-Runde hattet. Danach fahren die Paare gemeinsam zum Arbeitsplatz der/s Stadtmacher:in. Pro Hospitation sollte sich ca. 30 - 45 Min. Zeit genommen werden.

// Ablauf von Tag 2:

  • Trefft euch 1 Stunde vor offiziellem Start mit dem Moderationsteam vor Ort
  • bereitet den Raum mit Stühlen, Tischen, Moderationsmaterial, Getränken & Snacks vor
  • heißt alle willkommen, erklärt den Ablauf des Tages und übergebt für die kommenden 4 h an das Moderationsteam
  • Im 1. Teil wird die Hospitation von Tag 1 ausgewertet und gemeinsam reflektiert: erklärt dafür nochmal, was es heißt Beobachtungen statt Bewertungen zu erzählen; fragt an gegebener Stelle nochmal nach bei den Beobachtungen, damit das Verständnis der Arbeitskultur größtmöglich ausgeschöpft werden kann für alle
  • Davon ausgehend wird im 2. Teil ein Bogen gespannt zum Thema der kollektiven Führung für eine gemeinwohlorientierte Stadtentwicklung: Was ist kollektive Führung? Wie sieht das in der Umsetzung aus? Was braucht es dafür, was jede:r Anwesende beitragen könnte?

>> ! Diese beiden Teile liegen bei der Moderation: ihr als Orga-Team müsst euch hier nicht reinfuchsen, außer ihr habt Spaß daran.

  • Zum Abschluss: geht nicht planlos auseinander, sondern fasst im Blitzlicht wichtige Erkenntnisse aller Teilnehmenden zusammen: Was wünschen wir uns für die Zukunft? Was übernehmen wir von der kollektiven Führung in unsere Arbeits- und Kooperationskultur? Wie könnten dann Zusammenarbeiten aussehen? Was werden wir dafür tun? Die Erkenntnisse sollte das Orga-Team für die Dokumentation protokollieren 

// 1 - 2 Wochen danach:

  • arbeitet alles Gelernte auf: Erkenntnisse der Hospitationen und aus der Abschluss-Blitzlicht-Runde, Kernessenzen zur Kollektiven Führung, eigene Reflektion / Standpunkt zum Thema.
  • schickt eine E-Mail mit den knackigsten Inhalten und evtl. entstandenen Fotos / Material / PPPs an alle Teilnehmenden. Hier könnt ihr nochmal den Mehrwert des Themas setzen & alle an geäußerte Wünsche für Zusammenarbeiten etc. erinnern.
  • … was danach noch so passiert für weitere Zusammenarbeiten etc. - das entscheidet ihr!


> Worauf noch zu achten ist: Der Public-Civil-Rollentausch ist ein wirklich deepes Format und sollte nicht unterschätzt werden. Es können Schattenseiten von Arbeitswelten, Ansichten und auch Zusammenarbeiten ans Licht kommen. Daher ist eine sensible und fitte Moderation wichtig. Offenheit und Respekt ist die wichtigste Voraussetzung für diesen speziellen Selbstversuch!


> Wie war es bei uns? Ganz schön turbulent! Lange Zeit erhielten wir keine Rückmeldung, wer aus der Verwaltung Lust hat mitzumachen. Daher war ein Matching der Personen erst auf den letzten Drücker möglich. Kurzfristig sagten zudem einige zivilgesellschaftliche Akteur:innen ab, wodurch wir den Hospitations-Teil leider komplett ausfallen lassen mussten. Für den zweiten Teil waren als Moderation Leadership³ dabei: sie führten uns auf für alle Teilnehmenden verständliche und trotzdem packende Weise in die kollektive Führung ein. In Kleingruppenarbeit und gemeinsamen Diskussionen lernten wir uns trotz fehlender Hospitation intensiv kennen und tauschten uns über Schwierigkeiten und Herausforderungen in den Arbeitsalltagen aus. Der gemeinsame Vormittag wurde von allen positiv aufgenommen und hinterließ ein tiefes Verständnis dafür, welche Form von Arbeitskultur es für eine kollektive Führung braucht. Es wurden Wünsche geäußert, wie es dafür weitergehen soll - und es wurde nach einer Wiederholung vom Workshop gefragt! Thema gesetzt, würden wir sagen ;) 


> Kostenpunkte: Moderationsmaterial, Honorar Moderationsteam, Reisekosten/ Unterkunft, Snacks & Getränke, ggfl. Raummiete


> Kontakt-Person #raumkon19: Bettina Weber (betti@konglomerat.org)


> Hier geht's zur durchgeführten Veranstaltung vom 18.06.2019.